ciclo de vida de proyectos

Los proyectos son finitos: tienen un comienzo y final bien definidos, y en ocasiones parecen tener vida propia. En consecuencia, es lícito pensar que un proyecto tiene un ciclo de vida natural que consta de cuatro fases: concepción, formación, operación y terminación.

CONCEPCION: Durante la fase de concepción se estudia la idea de realizar un proyecto. Si es beneficioso y factible, la idea se transforma en una propuesta de proyecto, y luego se toma la decisión de “realizarlo” o “no realizarlo”.

En la propuesta deben incluirse los beneficios esperados, los estimados de los recursos requeridos (personas, capital, equipo, etc.) y la duración del proyecto. Cuando se aprueba la propuesta, el proyecto pasa a la fase formativa.

FORMACION: Durante la fase formativa del proyecto se definen con claridad los objetivos, se selecciona el tipo de organización y se asigna al administrador del proyecto. Luego, se transforma la propuesta en un plan de proyecto maestro y se elaboran en detalle programas, requerimientos de recursos y presupuestos.
La planeación del proyecto se realiza con el fin de prever los problemas y asegurar que se cuente con los recursos apropiados en el momento adecuado. Esto significa que todos los interesados en el proyecto deben participar en la etapa de planeación, la cual puede exigir tiempo, ser difícil y costosa, en especial si no se explican con claridad los detalles de las tareas que deben ejecutarse.

OPERACION: En la fase operativa ya debe estar conformado el equipo de proyecto. En este momento comienza el trabajo en el proyecto.
Realizar el proceso de seguimiento al progreso del proyecto, actualizar los planes de proyecto y vigilar de cerca el equipo son responsabilidades administrativas clave en esta etapa. Ocuparse de cambios propuestos en el trabajo por hacer o en los objetivos del proyecto es, quizá, la tarea más desafiante de todas.

TERMINACION: En la fase de terminación ya se debe haber completado el trabajo en el proyecto (o suspendido prematuramente). Durante esta fase se analizan los éxitos y fracasos del proyecto (incluida su estructura organizativa), se prepara un informe detallado para los equipos de proyectos futuros y se les asignan nuevas tareas a los miembros del equipo.

Aunque los proyectos tienden a ser únicos en uno u otro aspecto, un minucioso examen posterior puede ayudar a los administradores a evitar los errores del pasado y aprovechar las formas organizativas mejoradas, las técnicas de planeación y control, y los diversos estilos de administración ayudan a que las empresas diseñen y administren los equipos con mayor efectividad en el futuro

LA GESTIÓN DEL CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO

El presente esquema recoge las fases de las que se compone el Ciclo de Vida de un Proyecto: Definición, Planificación, Control y Seguimiento y Finalización.
El proyecto comienza con una definición que incluye la elaboración de la oferta y la especificación de requisitos, cuando se ha aprobado la oferta, se procede a la contratación y lanzamiento del proyecto, entonces se planifica y posteriormente se pasa a la ejecución que habrá que supervisar para que no se produzcan desviaciones con respecto al Baseline o para replanificarlo en caso de que sea necesario establecer un nuevo Baseline debido a que las condiciones iniciales planificadas (objetivos, plazos, presupuestos) hayan variado tanto que no sirvan como referentes. La última fase es la finalización.

La presente metodología abarca todas las fases del Ciclo de Vida del Proyecto facilitando la gestión de las mismas. A continuación se realiza una descripción más extensa de los aspectos a tener en cuenta en cada una de las fases:

DEFINICIÓN
La definición es la primera etapa del Ciclo de Vida del proyecto. Se materializa elaborando la oferta y determinando los requisitos del producto/servicio que ofreceremos al cliente para su aceptación. Ambos elementos, oferta y requisitos, constituyen una presentación de la empresa y el proyecto al cliente, con el que nos comprometeremos, proporcionando una imagen de nosotros mismos, que trataremos que sea lo más positiva posible.

Por otro lado la labor de definición del proyecto nos permite conocer la disponibilidad de recursos para el desarrollo del mismo y por lo tanto nuestras limitaciones en ese aspecto a la vez que nos da la posibilidad de prevenir errores.

La definición del proyecto no sólo ha de responder a las tres preguntas fundamentales: QUÉ, CUÁNDO y CUÁNTO sino que ha de encontrar el equilibrio entre los parámetros que estas implican: ASPECTOS TÉCNICOS, TIEMPO DE EJECUCIÓN y COSTE respectivamente.

En cuanto al QUÉ (aspectos técnicos), la definición a de recoger las necesidades del cliente y determinar los requisitos del producto/servicio. El CUÁNDO (tiempo de ejecución) reflejará las principales fases del proyecto, la estimación de las horas y plazo de ejecución y el CUÁNTO (coste) recogerá el presupuesto final del proyecto que será la suma del coste, los riesgos y el margen de beneficio.

Es imprescindible, para eliminar posibles riesgos, realizar una revisión de la definición tanto de los aspectos técnicos como de los económicos (precio de venta, condiciones de aceptación y forma de pago). Además es conveniente realizar otras revisiones como: revisión de conformidad con el sistema de calidad, jurídica para cubrir posibles riesgos derivados del proyecto y revisión de tipo administrativo (justificaciones a la administración, previsión de inversiones, etc.)

En este sentido, la metodología contiene los estándares para la elaboración de las ofertas y determinación de los requisitos contemplando los aspectos anteriormente comentados, así como los mecanismos correspondientes para el control de acuerdo con sistema de calidad.